Azienda disorganizzata: cosa fare quando cresci ma perdi controllo
Fra le imprese da 10 a 49 addetti il 74,5% è guidato da una persona o famiglia (ISTAT 2022). Cosa si rompe nei reparti quando cresci e da dove ripartire.
Ottimizzazione dei processi aziendali
Nella maggior parte delle PMI i processi non sono scritti da nessuna parte. Vivono nella testa delle persone, si tramandano a voce, cambiano a seconda di chi è in ufficio quel giorno. Funziona, finché funziona. Poi qualcuno se ne va, l’azienda cresce, e quello che reggeva si rompe.
Il problema, in concreto
Un processo che esiste solo nella memoria di chi lo esegue non si può delegare né migliorare. Quando quella persona è in ferie il lavoro si ferma, o si fa a intuito. Chi arriva nuovo impara guardando gli altri, e gli errori si ripetono perché nessuno ha mai scritto come si fa la cosa giusta.
Cosa costruiamo
Prima guardiamo come l’azienda lavora davvero, non come dovrebbe lavorare sulla carta: chi fa cosa, dove i passaggi si bloccano, dove si aspetta qualcuno. Poi scriviamo le procedure in un italiano semplice, con i passaggi in ordine e un criterio per capire se una cosa è fatta bene.
Alla fine resta un modo di lavorare che regge anche quando cambiano le persone, con un controllo nei punti dove prima si perdevano i pezzi. E tu puoi staccarti dall’operativo per qualche giorno senza che tutto si fermi.
Un processo scritto è anche la condizione perché una delega tenga: si può affidare a qualcuno soltanto un lavoro che ha un modo definito di essere fatto, e un confine entro cui decidere.
Gli stessi passaggi, prima e dopo
A sinistra il lavoro come vive oggi in molte aziende: passaggi che esistono davvero, ma sparsi, ognuno nella testa di qualcuno e nessuno collegato agli altri. Scorrendo diventano quello che dovrebbero essere: una sequenza, nello stesso ordine per tutti.
1Una richiesta
2Un preventivo
3Un controllo
4Una consegna
Come si misura
Un processo sistemato si riconosce dal tempo che serve a chiuderlo, dagli errori che produce e da quanto dipende da una persona sola. Li misuriamo prima di cambiare qualcosa, così alla fine il confronto si fa sui numeri.
01
Menotempo
Il tempo che serve per portare un processo a termine.
02
Menoerrori
Gli errori che il processo produce a ogni passaggio.
03
Menodipendenza
Quanto il processo dipende da una persona specifica.
Per chi
Per l’imprenditore che si accorge di essere l’unico a sapere come funzionano le cose, o per chi ha preso in mano l’azienda di famiglia e l’ha trovata che gira a memoria, senza niente di scritto.
Vale anche per le aziende piccole. Il momento giusto è quando senti che l’organizzazione di oggi non reggerebbe il doppio del lavoro.
Perché noi
Patrick Liverani, che guida il lavoro, ha imparato a organizzare i processi sbagliando. La sua prima azienda è cresciuta senza niente sotto: quello che sapeva fare stava solo nella sua testa, e quando è servito a qualcun altro non c’era. Da lì ha ricostruito partendo dai processi, prima i suoi. Oggi ogni attività che gestiamo ha una procedura, un responsabile e un modo per capire se il lavoro è fatto bene.
Il metodo che portiamo nella tua azienda è lo stesso che usiamo tutti i giorni nelle nostre attività.
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Processi
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