Intelligenza artificiale nelle PMI della Romagna: perché quasi sempre amplifica il problema invece di risolverlo
È una scena che nelle aziende manifatturiere fra Forlì, Cesena e Ravenna si ripete uguale. Si compra uno strumento di intelligenza artificiale, si fa la riunione di presentazione, e sei mesi dopo nessuno lo apre più. Non è colpa dello strumento. È che l'AI non fa il lavoro che l'imprenditore pensa gli abbia chiesto.
Il punto di partenza
Perché l'intelligenza artificiale in azienda amplifica l'ordine o il caos
Un'automazione non giudica il processo che esegue. Lo ripete più in fretta, più volte, con meno errori di battitura. Questo è tutto quello che fa, ed è già molto.
Il problema nasce da cosa trova sotto. Se sotto c'è un processo scritto, con un inizio, una fine e un criterio per decidere, l'AI lo esegue mille volte uguale e il risultato è ordine moltiplicato. Se sotto c'è un flusso che vive nelle teste di tre persone e cambia a seconda di chi risponde al telefono, l'AI non lo mette in ordine: lo esegue lo stesso, più in fretta, e la confusione diventa più difficile da vedere perché adesso è dentro un sistema invece che dentro una testa.
L'AI amplifica quello che trova. Se sotto c'è ordine, amplifica l'ordine. Se sotto c'è caos, automatizza il caos.
È una frase che dico spesso, e ogni volta qualcuno la legge come scetticismo verso la tecnologia. Non lo è. È il contrario: un moltiplicatore è una cosa potente, ma ha bisogno di un numero da moltiplicare. Se il numero è zero, la potenza del moltiplicatore non conta.
La conseguenza
Comprare velocità non è comprare ordine. Sono due acquisti diversi e costano in modo diverso.
Quando si automatizza sopra un processo che nessuno ha mai scritto, si sta comprando velocità. È un acquisto legittimo, a volte è esattamente quello che serve. Diventa un problema solo quando l'azienda credeva di comprare ordine.
Il tessuto locale
Cosa hanno in comune le PMI manifatturiere fra Forlì, Cesena e Ravenna
La Romagna è piena di aziende che fatturano milioni con una struttura pensata quando ne fatturavano molti meno. Sono cresciute bene, spesso in fretta, quasi sempre grazie a una persona che sapeva tenere tutto insieme. Quella persona di solito è ancora lì.
Questo produce quattro segnali che si ripetono con una regolarità che ha smesso di sorprendermi.
Tutto passa dall'imprenditore
Le decisioni che contano, e anche quelle che non contano, arrivano alla stessa scrivania. L'azienda funziona. Ma funzionerebbe anche senza quella scrivania?
I processi vivono nelle teste
Nessuno li ha mai scritti perché finora non serviva: le persone sono le stesse da anni. Poi qualcuno va in ferie e il flusso si ferma.
I numeri si conoscono a sensazione
Si sa quale commessa è andata bene. Non si sa perché, e non si sa se il prossimo mese andrà uguale.
Ogni strumento nuovo aggiunge caos
Il gestionale, il file condiviso, la chat, l'ultimo software comprato in fiera. Ognuno risolve un pezzo e ne rompe un altro.
Se in questa lista se ne riconoscono due, l'azienda non ha un problema di tecnologia. Ha un problema di struttura, e la tecnologia lo renderà più veloce.
Il fraintendimento
Perché un progetto di AI in azienda fallisce prima ancora di partire
La maggior parte dei progetti di intelligenza artificiale nelle PMI non fallisce sulla tecnologia. Fallisce sul punto di partenza: si sceglie lo strumento prima di aver deciso quale lavoro deve fare, e quel lavoro nessuno lo ha mai descritto per intero.
Il momento in cui si capisce è sempre lo stesso. Si prova a spiegare alla macchina come si decide una cosa, e ci si accorge che in azienda quella cosa si decide in tre modi diversi a seconda di chi la guarda. Non è un dettaglio da sistemare dopo. È il progetto.
| Quello che si compra | Quello che serviva |
|---|---|
| Uno strumento che risponde alle mail | Sapere quali mail meritano una risposta e chi la deve dare |
| Un sistema che archivia i documenti | Sapere qual è la versione buona di un documento, e chi la decide |
| Un cruscotto con venti indicatori | I tre numeri su cui si interviene davvero |
| Un assistente che qualifica i contatti | Un criterio scritto per cui un contatto vale o non vale |
La colonna di destra non è tecnologia. È lavoro di organizzazione, e viene prima. Non è una questione di gusto: senza la colonna di destra, la colonna di sinistra non ha niente da eseguire.
L'ordine di lavoro
Prima il processo, poi la misura, poi l'automazione
Da questo discende una sequenza che non è una preferenza metodologica, è una conseguenza.
Prima si guarda come funziona davvero il lavoro, che è il terreno dell'ottimizzazione dei processi aziendali. Poi si decide cosa vale la pena misurare, e lì entra il controllo di gestione per le PMI. Solo dopo si automatizza quello che è rimasto in piedi, con gli strumenti dell'automazione dei processi aziendali. Da dove si parte in concreto, e perché la maggior parte dei progetti sbaglia il primo passo, l'ho scritto in automazione dei processi aziendali: da dove iniziare.
Questo non vuol dire che serva avere tutta l'azienda in ordine prima di iniziare. Serve avere in ordine il pezzo che si automatizza, e basta quello. Un'azienda con dieci flussi confusi può automatizzarne uno benissimo, purché sia quell'uno a essere stato scritto.
E non vuol dire nemmeno rifiutare chi chiede solo un flusso. Se un'azienda vuole automatizzare la gestione delle richieste in ingresso e nient'altro, è un mandato legittimo e si fa. Va solo detto con chiarezza cosa si sta comprando.
Zero hype
Il luogo comune è con l'AI risolviamo. L'AI non risolve niente da sola. Esegue.
La differenza fra le due frasi vale parecchi mesi e parecchi soldi, e si scopre sempre a metà del progetto invece che all'inizio.
Come si sceglie
Consulente di intelligenza artificiale in Romagna: cosa chiedere prima di firmare
Non serve una griglia di valutazione. Servono due domande, e vanno fatte nella prima conversazione.
La prima. Chieda di descrivere il processo che vuole automatizzare, dall'inizio alla fine, includendo cosa succede quando qualcosa va storto. Se dall'altra parte si passa subito a parlare di strumenti, la conversazione sta saltando la colonna di destra della tabella qui sopra.
La seconda. Chieda cosa succede al progetto se l'azienda, alla fine dell'analisi, scopre che quel flusso non va automatizzato ma eliminato. Capita, e più spesso di quanto sembri: un passaggio nato per compensare un problema che nel frattempo non esiste più. Un fornitore che non contempla quell'esito sta vendendo un prodotto, non una diagnosi.
Sul territorio questo conta più che altrove. Le PMI romagnole si scelgono i fornitori per passaparola, e il passaparola premia chi consegna in fretta. Consegnare in fretta un'automazione sopra un processo rotto è facile, e per qualche mese sembra pure che funzioni.
Dove guardare
Il posto in cui il problema si vede per primo
C'è un punto dell'azienda in cui la mancanza di processo esplicito si vede sempre, prima che altrove: il passaggio di mano. Da preventivo ad approvazione, da approvazione a commessa, da commessa a produzione, da produzione a consegna.
Dentro ogni reparto le cose funzionano, perché chi ci lavora sa cosa fare. È nel mezzo, quando il lavoro cambia proprietario, che si perde: chi doveva sapere non sa, il documento è fermo in una casella, la decisione aspetta qualcuno che non sa di doverla prendere.
Ne ho scritto guardando lo stesso punto da due lati diversi: dal lato dell'organizzazione, in azienda disorganizzata, cosa fare quando cresci ma perdi controllo, e dal lato del sistema qualità, in ISO 9001, il tuo sistema qualità è un archivio di file. Il secondo è il caso più netto: un sistema formalmente a posto e sostanzialmente inerte, con tutti i documenti presenti e nessun ciclo che gira.
Chi vuole entrare direttamente dalla porta tecnica trova gli ambiti già delimitati: la gestione documentale, la reportistica, l'acquisizione e gestione dei contatti. Sono tre porte sullo stesso corridoio.
Per il quadro normativo europeo, che nelle PMI arriva quasi sempre dopo l'acquisto invece che prima, il riferimento ufficiale è il regolamento europeo sull'intelligenza artificiale della Commissione europea.
In chiusura
Se in azienda c'è un progetto di intelligenza artificiale fermo, o uno strumento comprato e non usato, la domanda utile non è quale strumento scegliere adesso. È un'altra: quel processo, qualcuno lo aveva scritto prima?
Se la risposta è no, lo strumento non ha fallito. Ha fatto esattamente quello che sa fare, su quello che ha trovato.